Tata Ruang Kantor: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Gambar

Tata ruang kantor atau office layout merupakan salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan bagi tiap kantor. Terutama dari segi perencanaan dan tujuan yang ingin dicapai.

Tata ruang kantor yang baik tentu saja akan membawa dampak positif bagi tingkat produktivitas pegawai dan lingkungan kerjanya.

Saya pikir ini adalah sesuatu yang diinginkan tiap perusahaan agar bisa terus berkembang dan bertahan dalam jangka waktu yang lama.

Apa saja yang perlu diketahui dari tata ruang kantor, mari kita lihat rinciannya berikut ini:

Pengertian Tata Ruang Kantor Secara Umum

Pada dasarnya istilah tata ruang kantor diambil dari Bahasa Inggris yakni Office Layout, kadang disebut Layout saja.

Tata ruang kantor adalah pengaturan dan penempatan berbagai perabotan, mesin dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia.

Semua ini dilakukan agar pegawai bisa bekerja dengan baik, bebas, dan leluasa untuk bergerak.

Pengertian Tata Ruang Kantor Menurut Para Ahli

• Menurut Drs. The Liang Gie, tata ruang ialah penyusunan alat-alat pada posisi yang tepat dan pengaturan kerja yang membuat para karyawan merasakan kepuasan dalam pekerjaannya.

• Litlefield dan Petterson, berpendapat jika tata ruang kantor merupakan penyusunan perabot serta perlengkapannya dalam luas yang tersedia.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Contoh tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

• Arus komunikasi dan pekerjaan jadi lebih mudah dan optimum
• Menciptakan suasana kerja yang nyaman untuk setiap orang
• Mempermudah manager dalam mengawasi staf yang bekerja
• Memudahkan pergerakan tiap karyawan dari meja ke meja
• Memperkecil kemungkinan saling mengganggu antar karyawan
• Penggunaan ruangan yang lebih optimal
• Menjauhkan pekerjaan yang menghasilkan bunyi keras dan sunyi
• Memunculkan kesan yang baik bagi relasi maupun tamu yang datang
• Memperpendek jarak pelaksanaan pekerjaan

Asas-asas Tata Ruang Kantor

Untuk menata ruang kantor tak boleh sembarangan, ada asas khusus yang perlu diperhatikan dalam penataannya. Asas tata ruang kantor antara lain:

Asas Jarak Terpendek

Agar jalannya pekerjaan bisa lebih efektif, diwajibkan untuk menciptakan kondisi dimana alat dan perabotan yang menunjang pekerjaan tak berjauhan.

Dalam hal ini alat yang dibutuhkan dan meja kerja sebisa mungkin dibuat sedekat saling berdekatan.




Asas Rangkaian Kerja

Penataan ruang kantor yang baik tentunya wajib menempatkan karyawan dan alat-alatnya dalam rangkaian serta urutan yang sejalan.




Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Jadi dalam penentuan rata ruang kantor sangat penting untuk mempertimbangkan penggunaan ruangan, baik itu secara vertikal ke atau maupun ke bawah. Sehingga tak ada ruangan yang dibiarkan kosong dan tak terpakai.




Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Tata ruang yang baik ialah tata ruang yang mudah untuk diubah maupun disusun kembali tanpa memerlukan biaya besar. Tentu saja perubahan ini dilakukan untuk menciptakan suasana baru di kantor.




Asas Integrasi Kegiatan

Baik itu tata ruang maupun peralatan wajib mengintegrasikan antar dan inter bagian yang ada di suatu organisasi. Ini penting agar hal tersebut saling berkaitan dan terintegrasi secara harmonis.




Asas Keamanan dan Kepuasan kerja Bagi Pegawai

Sangat penting untuk mengutamakan keamanan dan kepuasan kerja bagi para pegawai. Pasalnya, kantor wajib membuat pegawai bisa bekerja dengan nyaman, aman, dan baik agar tujuan perusahaan bisa terwujud.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Drs. Moekijat, manfaat tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

• Menciptakan ruang kantor yang nyaman dan efisiensi dalam bekerja
• Penggunaan ruang lantai yang maksimal
• Mempermudah pengawasan
• Menumbuhkan rasa saling percaya
• Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor jadi lebih maksimal
• Alur pekerjaan jadi lebih lancar
• Menciptakan rasa senang dan semangat bagi karyawan

Prinsip Tata Ruang Kantor

• Sebisa mungkin pekerjaan harus mengalir dalam garis lurus
• Bagian atau seksi yang berkaitan wajib diposisikan berdekatan
• Menyederhanakan aliran pekerjaan guna mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat dalam jarak pendek
• Perlengkapan kantor haruslah diletakkan dekat dengan pegawai yang menggunakannya
• Meja dan kursi yang digunakan haruslah berukuran sama dalam suatu ruangan
• Tak boleh ada meja pegawai yang menghadap langsung ke sumber cahaya
• Kesatuan yang sering berinteraksi dengan masyarakat haruslah ditempatkan di bagian depan
• Satuan pekerjaan yang sering gaduh wajib ditempatkan di dekat jendela dan jauh dari satuan lainnya
• Penempatan arsip kantor sebaiknya di dinding atau susun tangga yang mudah dijangkau petugas

Bentuk Bentuk Tata Ruang Kantor

Bentuk atau jenis jenis tata ruang kantor yang ada yaitu sebagai berikut:

Tata ruang kantor tertutup



Gambar tata ruang kantor tertutup

Tata ruang kantor tertutup merupakan bentuk tata ruang yang terpisah-pisah jadi beberapa bagian dan sifatnya tertutup pada tiap ruangannya.




Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)



Gambar tata ruang kantor terbuka

Tata ruang kantor terbuka merupakan bentuk ruang kerja yang tak menggunakan penyekat dalam suatu ruangan besar, sehingga semua pekerja bisa diamati dengan mudah.

Biasanya tata ruang ini digunakan oleh para perusahaan startup yang mengutamakan keterbukaan dalam pekerjaan.




Tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type office)



Gambar tata ruang kantor berkamar

Ruang kantor semi berkamar ialah ruang kantor yang di dalamnya diberi sekat dengan bilik masing-masing karyawan.




Tata ruang kantor gabungan (mixed office)



Tata ruang kantor gabungan

Jenis tata ruang kantor yang satu ini bisa kamu coba jika masih bingung mana tata ruang yang cocok untukmu. 

Namun perlu kamu ketahui bahwa tata ruang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.




Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)



Tata ruang kantor berpanorama

Konsep tata ruang kantor yang berpanorama termasuk unik dibandingkan konsep ruang kantor lainnya. Bagaimana tidak jika ruang kerjanya dihiasi oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya.

Kebanyakan yang menerapkan konsep tata ruang ini adalah perusahaan agency dan kreatif.

Pasalnya, tingkat produktivitas pegawai bisa lebih baik jika suasana kerjanya dinamis dan menyenangkan.

Standar Tata Ruang Kantor

Tiap kantor tentunya memiliki persyaratan khusus atau standar kualitas minimum yang harus diterapkan. Berikut ini adalah beberapa standar tata ruang kantor yang sering diperhatikan:

Kebersihan ruang kantor

Baik itu perlengkapan, bangunan, maupun perabot kantor haruslah dijaga kebersihannya.




Luas ruang kantor tidak dijejal pegawai

Untuk setiap pegawai sebaiknya disediakan luas lantai 40 square feet atau sama dengan 3,7 meter persegi.




Suhu udara kantor

Temperatur yang cocok untuk ruangan kerja adalah minimum 16 derajat celcius atau sekitar 61 derajat fahrenheit.




Ventilasi ruang kantor

Dalam ruang kerja sangat wajib hukumnya memelihara peredaran udara yang segar dan bersih.




Penerangan cahaya kantor

Penting untuk memerhatikan penerangan di dalam ruangan, entah itu dari cahaya matahari atau lampu penerang yang dijaga kebersihannya.




Fasilitas kesehatan kantor

Tiap kantor wajib memiliki fasilitas kesehatan seperti toilet, kamar kecil, dan sejenisnya agar para petugas senantiasa terpelihara kebersihannya.




Fasilitas cuci muka/tangan di kantor

Perlu juga disediakan di dalam kantor fasilitas untuk cuci tangan/muka dengan air dingin atau hangat serta handuk dan sabunnya.




Air minum di kantor

Air bersih guna keperluan minum para petugas wajib disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.




Tempat pakaian pegawai

Di kantor perlu juga disediakan tempat menggantung pakaian yang tak digunakan petugas saat bekerja dan fasilitas pengering pakaian yang basah.




Tempat duduk pegawai

Untuk keperluan kerja, petugas perlu disediakan tempat duduk khusus yang bila perlu ada sandaran kakinya.




Lantai, gang, dan tangga kantor

Lantai perlu selalu dibersihkan dan dijaga kebersihannya agar tidak licin, pagar diberikan pada bagian yang terbuka, dan pegangan untuk tangan perlu disediakan pada tangga.




Mesin dan peralatan kantor

Khusus untuk mesin yang berbahaya, pastikan petugas pengoperasiannya adalah orang yang terlatih dan mengenakan pelindung.




Pegawai tak diperbolehkan mengangkat beban berat

Sangat tidak disarankan pagi petugas untuk mengangkat, membawa, atau memindahkan beban berat yang berpotensi mendatangkan kecelakaan.




Kotak pertolongan pertama di kantor

Di ruang kerja wajib disediakan kotak/lemari obat khusus pertolongan pertama maupun pegawai yang terlatih memberikan pertolongan itu.




Penjagaan kebakaran kantor

Guna mengantisipasi terjadinya kebakaran, perlu disediakan alat pemadam dan sarana untuk melarikan diri bila terjadi bahaya. Termasuk juga lonceng penanda bahaya kebakaran.




Pemberitahuan kecelakaan di kantor

Kecelakaan kantor yang menyebabkan kematian maupun absen petugas selama lebih dari 3 hari wajib dilaporkan ke pihak berwajib.

Bagaimana Penataan Meja Kerja yang Baik

Hal yang cukup penting diperhatikan dalam prosedur tata ruang kantor adalah penataan mejanya. Berikut ini adalah contoh penataan meja kerja yang baik.

1. Meja kerja disusun menurut garis lurus dengan menghadap ke arah yang sama atau bertolak belakang posisi beradu punggung.
2. Khusus tata ruang terbuka, susunan mejanya bisa terdiri dari beberapa baris.
3. Perlu disediakan jarak antar meja atau blok untuk lalu lintas pegawai maupun atasan.
4. Lebar lorong antar blok baris sekitar 120 cm, sedangkan lebar lorong antara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja pimpinan dalam ruang terbuka sebaiknya ditempatkan di belakang menghadap searah dengan personil atau di depan personil dengan posisi berhadapan.
6. Penempatan pimpinan unit kerja yang satu dengan unit kerja lainnya dalam ruang terbuka sebaiknya ditempatkan berdekatan dengan personil bawahannya.
7. Petugas yang mengerjakan pekerjaan dengan konsentrasi tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang. Begitu pula sebaliknya, petugas yang berhubungan dengan pihak luar ditempatkan di dekat pintu masuk.
8. Petugas yang bekerja dengan alat yang menimbulkan suara bising sebisa mungkin ditempatkan di tempat yang bisa meredam suara dan jauh dari petugas lain yang butuh konsentrasi tinggi.
9. Petugas dengan perlengkapan kerja yang sulit dipindahkan diposisikan dekat dengan perlengkapan kerjanya.
10. Personil yang alat kerjanya menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding dan tiang agar getarannya tak merambat ke bagian lain.
11. Personil dengan perlengkapan kerja berupa lemari ditempatkan di dekat dinding agar perlengkapannya bisa dirapatkan ke tiang atau tembok supaya ada penyangganya.
12. Pimpinan yang sering kedatangan tamu untuk membicarakan hal yang rahasia sebisa mungkin ditempatkan di ruang tersendiri.
13. Tenaga ahli atau pimpinan yang butuh ruangan sendiri minimal ukurannya 2,5 xx 3,6 m dengan ukuran meja 150 x 90 cm. Selain itu, wajib juga tersedia kursi pimpinan, lemari pajangan, kursi tamu, arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan maupun tamu.

Penutup

Seperti itulah penjelasan tentang tata ruang kantor, semoga bisa bermanfaat bagi kamu yang sedang mencari informasi tentangnya.