Tugas Admin Gudang, Cara Kerja, Kewajiban, Gaji, dan Syarat Kualifikasi

Setiap perusahaan tentunya punya staf dengan tugas admin gudang. Biasanya mereka dikenal dengan divisi logistik. Keseluruhan pekerjaan dari divisi tersebut adalah tugas admin gudang.

Alasan mengapa suatu perusahaan bisa bertahan dalam jangka waktu yang lama adalah karena bagusnya kinerja tugas staf gudang.

Sebab tugas staff gudang adalah memastikan kesediaan seluruh stok dalam gudang kantor. Jadi dalam hal ini kebutuhan kantor akan terus terpenuhi karena kinerja dari tugas administrasi gudang.

Namun perlu kamu tahu juga bahwa tugas staff administrasi gudang tak selamanya cuma bekerja di gudang.

Mereka juga wajib memantau lingkungan kantor apakah berada dalam posisi yang nyaman atau tidak serta membuat laporan harian untuk diserahkan ke atasan.

Ingin tahu apa sajakah kewajiban dan tugas adm gudang serta tugas pokok manajer logistic, yuk sama-sama simak penjelasannya berikut ini.

Tugas Admin Gudang Secara Umum

Sebenarnya tugas seorang staf administrasi gudang ialah melakukan penerimaan atas permintaan maupun pesanan dari bagian gudang, mengurusi data-data pengiriman, serta senantiasa menjaga kualitas layanan pengiriman barang ke konsumen.

Tak hanya itu, job desk admin gudang juga harus memproses dan menyiapkan barang yang dipesan untuk dikirim serta melaksanakan fungsi pencatatan perjalanan barang keluar.

Belum lagi jobdesk admin gudang menjaga lingkungan kerja nyaman dan kondusif serta penataan barang maupun pembuatan laporan yang akurat.

Dalam hal ini tugas admin warehouse adalah wajib menjaga dan melakukan perawatan pada barang-barang atau produk yang ada di gudang.

Cara Kerja Admin Gudang dan Tugasnya

1. Memeriksa dan mencatat surat penerimaan barang

Tiap barang maupun produk yang keluar dan masuk ke gudang harus dicatat terlebih dahulu jumlah stocknya oleh admin gudang.

Tugas adm dan gudang juga wajib membuat surat perihal penerimaan barang untuk dijadikan bukti jika barang sudah diterima perusahaan.

2. Memeriksa kondisi stock barang

Cara kerja admin gudang selanjutnya yaitu memeriksa kondisi barang yang ada di gudang serta melakukan perawatan agar barang tersebut senantiasa dalam keadaan baik.

3. Menginput data Inventory ke dalam program dengan cepat dan tepat

Seperti yang kita tahu bahwa list stock barang yang ada di gudang perlu diupdate tiap waktu. Baik itu karena ada barang yang keluar atau pun masuk.

Disinilah tugas dari admin gudang untuk melakukan penginputan data inventori ke dalam program dengan cepat dan tepat.

4. Mem-packing produk sebelum dikirimkan ke konsumen

Tugas lain dari staf admin gudang ialah mengecek dan mempersiapkan barang sebelum dikirimkan ke konsumen. Entah itu untuk menyesuaikan ukuran, kualitas, jumlah, dan sebagainya.

5. Memeriksa dan menerima barang yang dikembalikan pembeli

Merupakan suatu hal yang lumrah ditemukan jika terjadi kerusakan barang ketika sampai di tangan konsumen.

Biasanya ini terjadi karena kesalahan ketika dalam pengiriman. Baik karena tertindih oleh barang lain, terjatuh, atau karena kurir teledor. Bahkan bisa juga disebabkan karena kecacatan saat proses produksi.

Nah, umumnya produk yang cacat ini akan dikembalikan ke pihak perusahaan. Biasanya bagian yang menerima dan mencatatnya ialah admin gudang atau admin marketing.

6. Melakukan Stock Opname

Perlu kamu tahu bahwa stock opname artinya melakukan perhitungan persediaan fisik di gudang atau toko.

Adapun tujuannya untuk memastikan apakah stock barang yang ada sudah sesuai atau tidak.

7. Mengupdate daftar produk yang memasuki masa expired

Barang yang ada di gudang sudah seharusnyalah untuk dicek. Apalagi untuk barang berupa makanan atau minuman, biasanya ada batas masa expired-nya.

Inilah salah satu tugas admin gudang, yaitu mengecek dan mencatat beberapa produk yang sudah memasuki masa expired.

8. Membuat laporan bulanan administrasi stock gudang

Selain bertugas melaporkan kinerja dalam waktu sebulan, admin gudang juga harus membuat laporan bulanan administrasi stock gudang.

Nantinya laporan ini berisi berapa jumlah stok sebenarnya. Termasuk yang rusak, jumlah barang masuk maupun keluar, serta jumlah produk yang memasuki masa expired.

9. Membuat surat jalan

Surat jalan adalah salah satu dokumen wajib yang harus dibawa supir ketika ingin mengantarkan barang. Apalagi jika barang yang dibawa dalam jumlah besar. Umumnya surat ini dibuat oleh admin gudang serta ditanda tangani oleh pimpinan.

10. Mengatur jadwal karyawan pergudangan

Tugas administrasi gudang lainnya ialah mengatur jadwal shift para karyawan gudang agar segala tugas dalam pergudangan bisa berjalan optimal dan efisien.

Selain itu, admin gudang juga harus mampu memberikan arahan kepada karyawan gudang agar bisa memudahkan pekerjaan satu sama lain.

Tugas Admin Gudang Secara Spesifik

Jika sebelumnya yang dibahas tugas admin gudang secara umum, maka untuk yang spesifik dari tugas administrasi gudang adalah sebagai berikut:

1. Memastikan kenyamanan dan kebersihan lingkungan kerja sesuai aturan yang berlaku
2. Melengkapi laporan berdasarkan informasi barang yang tersedia di gudang
3. Mengisi data atau informasi yang dibutuhkan dalam hal pengiriman.
4. Mempertahankan kualitas pelayanan berdasarkan SOP perusahaan
5. Mengawasi jalannya pendistribusian barang yang akan dikirim
6. Melakukan perhitungan fisik secara manual tiap harinya
7. Menerima dan memproses permintaan pesanan dari pasokan gudang
8. Memantau sarana pengangkutan dan mengisi data untuk pemeliharaan preventif per bulannya.
9. Merapikan dan mengelompokkan barang yang ada di gudang dengan rapi dan teratur.
10. Membuat catatan data administrasi persediaan barang seperti kode barang, jenis barang, dan jumlah barang.
11. Saling berkoordinasi dengan sales dan admin supervisor seputar stock barang.
12. Memproses dan mempersiapkan barang berdasarkan surat jalan yang diberikan oleh bagian administrasi. Umumnya berupa barang yang akan dikirim ke pelanggan.
13. Menjaga serta merawat armada ekspedisi.

Kewajiban Administrasi Gudang

1. Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang dari risiko kerusakan, pencurian, kebakaran, dan kehilangan
2. Bertanggung jawab memenuhi pengiriman barang berdasarkan permintaan muatan
3. Mengawasi pelaksanaan bongkar barang di gudang
4. Menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan
5. Bertanggung jawab atas kebersihan maupun kerapian lingkungan area kerja di gudang
6. Wajib menyelesaikan deadline laporan gudang

Gaji dan Tunjangan Administrasi Gudang

Untuk gaji seorang staf administrasi sebenarnya bervariasi tergantung perusahaan dan pengalaman yang kamu miliki.

Umumnya perusahaan memberikan gaji minimal Rp. 1.500.000 hingga Rp. 2.500.000 per bulannya. Tetapi khusus untuk gaji administrasi gudang berada dalam kisaran Rp. 3.500.000 per bulan.

Lumayan besar kan? Ya iya lah! Kan tugas dan tanggung jawab admin gudang memang tidak mudah. Adapun tunjangannya biasanya menyesuaikan dengan kesanggupan masing-masing perusahaan. Bahkan ada juga yang menyediakan fasilitas mess untuk karyawannya.

Gaji admin gudang biasanya berada di atas gaji helper gudang, mengingat beratnya tanggung jawab yang diemban tak mudah.

Tetapi jika memang pekerjaan sebagai admin gudang adalah passionmu, maka gaji berapapun tak masalah selama kamu senang. Bahkan bisa saja kamu diangkat sebagai supervisor gudang jika kinerjamu bagus.

Syarat dan Kualifikasi Menjadi Staff Administrasi Gudang

Untuk kamu yang tertarik ingin masuk dan mendaftar di posisi staff admin gudang, setidaknya perlu mempersiapkan syarat-syarat admin gudang secara umum berikut.

1. Harus minimal lulusan Diploma 3 di bidang Administrasi atau manajemen
2. Punya pengalaman dalam bidang produksi maupun pergudangan biasanya lebih diutamakan
3. Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Power point, dan Acces)
4. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
5. Punya sifat tekun, ulet, teliti, rapi, dan cermat
6. Bertanggung jawab dan jujur
7. Memahami sistem pencatatan dan manajemen logistik
8. Terbiasa dengan deadline dan mengejar target

Beberapa persyaratan tersebut adalah syarat secara umum saja yang biasanya digunakan oleh perusahaan.

Namun kadang ada juga perusahaan yang tak seperti di atas mengingat standar kualifikasi admin gudang tiap perusahaan berbeda-beda.

Jadi tak menutup kemungkinan bagi kamu yang baru lulus SMA juga berkesempatan untuk mendaftar dan diterima.

Dokumen Penunjang Informasi Pergudangan

Untuk kamu yang ingin tahu lebih lanjut tentang aturan perundang-undangan pergudangan, bisa mendownload filenya di bawah ini.

Unduh

Dengan mengetahui apa saja tugas administrasi gudang, setidaknya kamu bisa lebih mempersiapkan diri ketika nantinya merencanakan tujuan maupun saat wawancara melamar kerja. Apalagi saat ini lowongan kerja administrasi gudang cukup banyak dibutuhkan.

Penutup

Demikianlah penjelasan seputar tugas admin gudang. Semoga apa yang kami sampaikan ini bisa membantumu untuk lebih mempersiapkan diri dalam memutuskan melamar kerja sebagai admin gudang.

Baca Juga: Web hosting gratis